Soignez vos patients, encaissez sans délais !

Relances commerciales de factures pour le secteur médical

Cliniques, hôpitaux privés, ESPIC (Etablissement de santé privé d’intérêt collectif) doivent faire face à une double problématique concernant les impayés. Avec d’une part des volumes importants de créances avec une très grosse majorité de faibles montants, et d’autre part des créances auprès des organismes tiers comme les mutuelles ou caisses d’assurance maladie. Ces relances d’impayés mobilisent beaucoup d’énergie et sont très chronophages pour les équipes en interne.

Il est indispensable que vos processus de recouvrement interviennent dans les plus brefs délais. Nous ne parlons pas ici de délais de prescription qui sont des délais maximums au-delà desquels une action en justice n’est plus recevable. Nous parlons bien d’optimiser vos encaissements internes à l’amiable.

Il convient de trouver le bon équilibre entre l’impact des impayés sur la trésorerie de l’établissement de santé et l’approche éthique et qualitative du recouvrement « patients ».

Problématiques autour des créances de patients

Concernant les créances patients, il s’agit souvent de créances de quelques euros à quelques centaines d’euros. Les cliniques ont un délai de parfois plusieurs semaines entre le codage, l’enregistrement de la facture et les relances internes. Il s’écoule donc plusieurs mois lorsque la décision est prise de faire appel à une société spécialisée pour faire face aux débiteurs ne réagissant pas aux premières relances internes.

Il arrive fréquemment que le débiteur évite délibérément les démarches en utilisant divers moyens : perte de crédibilité compte tenu du délai d’intervention, débiteurs partis sans laisser d’adresse, mauvaise foi. Certains patients connaissent les structures médicales et savent qu’il n’y aura pas de procédure judiciaire compte tenu des coûts engagés.

Comment réagir face aux petites créances du secteur médical ?

Notre solution : proposer des solutions spécialement conçues pour les cliniques. Notre approche est particulière car nos scénarios de relance s’adaptent au montant des créances. Nous étudions avec chaque client la segmentation de son portefeuille et décidons d’une stratégie pour chaque tranche de montant.

SSPCollect peut automatiser le processus de recouvrement tout en conservant une approche personnalisée et respectueuse de vos patients – débiteurs.

• Une équipe « Back Office » permettant d’effectuer le paramétrage de vos fichiers exportés depuis votre Système d’Information afin de nous adapter à vos formats. Nous avons la capacité d’intégrer les fichiers de règlements directs en automatique ou vous adresser dans le format de votre choix les fichiers de règlements perçus chez nous, plutôt que des saisies manuelles à fortiori chronophage et source d’erreur.
• Une équipe spécialisée en relances téléphoniques qui va, dès l’ouverture du dossier, prendre attache avec vos patients – débiteurs afin d’obtenir le règlement ou un engagement.
• Un système de gestion intégré s’appuyant sur les nouvelles technologies afin de relancer les patients la semaine à des heures et jours différents y compris le samedi matin.
• Un système d’enrichissement et de qualification des données qui permet d’effectuer dès l’intégration de vos fichiers la normalisation des adresses postales et des recherches de téléphones erronés ou manquants afin de réduire le taux des PND (Pli Non Distribuable).
• Un espace « Débiteurs » dédié qui permet à la patientèle d’être informé, sécurisé et guidé vers son paiement
• Un portail Client COLLECTEO permettant à chaque établissement de santé de piloter son recouvrement, d’obtenir simplement en un clic la position de ses créances (nous pouvons facilement gérer un débiteur ayant plusieurs créances et utilisons l’IPP comme référence par exemple), en temps réel le fichier des encaissements, des certificats d’irrécouvrabilité, ..ou d’obtenir une statistique claire sur les taux d’encaissement.

 

Les coûts d’un recouvrement externalisé

Concernant le cadrage budgétaire, nous identifions les typologies de créances (types, montants par tranche, volume, fraicheur des impayés) et proposons un modèle économique « sur mesure » n’incluant pas d’abonnement annuel ou de forfaits.

Il s’agit de solutions budgétaires en fonction des coûts. Nous fonctionnons donc avec des solutions hybrides combinant des obligations de moyens et des honoraires de succès.

Nous avons la solution que cela soit pour une créance de 25 €, en provenance des services « urgence », d’un dépassement d’honoraire de 1.500 € ou d’une créance tiers payant de 15.000 €.

Nos tarifications sont transparentes et permettent un accès simple et économique aux offres de recouvrement externalisé. Nous sommes un partenaire de confiance reconnu par de nombreux secteurs, dont celui de la santé.

Législation concernant le recouvrement de créances de particuliers

C’est un des points notable dans le secteur de la santé, où les débiteurs sont des particuliers,. Ainsi, en parfait respect de la législation nous rappelons les articles suivants prévus par la loi.

En phase amiable dans le cadre d’un recouvrement pour le compte d’autrui, l’article L. 111-8 du code des procédures civiles d’exécution s’applique. Ainsi, il est prévu que les frais de recouvrement de créances amiables sont à la charge exclusive du créancier. L’alinéa 2 de l’article L. 111-8 dispose en ce sens que :  

« Les frais de recouvrement entrepris sans titre exécutoire restent à la charge du créancier, sauf s’ils concernent un acte dont l’accomplissement est prescrit par la loi au créancier. Toute stipulation contraire est réputée non écrite, sauf disposition législative contraire ».

Par conséquent, la société de recouvrement de créances ne peut pas solliciter des frais de recouvrement en sus du principal et des intérêts moratoires prévus aux deux premiers alinéas de l’article 1231-6 du code civil.

L’article L.121-21 du code de la consommation interdit la réclamation de frais de recouvrement en procédure amiable pour le compte d’autrui. Le non-respect de ces dispositions est passible d’un emprisonnement de deux ans et d’une amende de 300 000 euros en application de l’article L.132-23 du code de la consommation.